Messeteilnahme: Tipps für die Planung und Präsentation

Glänzend in Szene gesetzt

Mit einer Messeteilnahme investieren Sie in die Beziehung zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden. Der Erlebniswert der Präsentation Ihrer Produkte und Dienstleistungen weckt Aufmerksamkeit und schafft eine hohe persönliche Bindung der Besucher zu Ihrem Angebot.

Direkter und persönlicher als bei einer Messe können Sie mit Kunden, Geschäftspartnern und Entscheidern aus der Branche nur bei Ihnen im Büro in Kontakt treten.

Machen Sie Ihren Messestand zu einem informativen und kommunikativen Ereignis.

Entscheidungskriterien für eine Messeteilnahme

Wenn Sie Neukunden gewinnen und den Namen Ihres Unternehmens weithin bekannt machen und Ihre Stammkunden pflegen möchten, dann ist eine Messeteilnahme eine gute Maßnahme.

Entscheidend ist: Können Sie mit Ihrem Angebot im dichten Nebeneinander mit Wettbewerbern bestehen und können Sie potentielle Kunden begeistern und überzeugen?

Haben Sie sich für Messeteilnahme entschieden, stecken Sie im Vorfeld diese vier Felder ab:

Produkt
Preis
Vertrieb
Kommunikation

Klare Ziele

Je genauer Sie im Vorfeld wissen, was Sie mit der Messeteilnahme erreichen möchten, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Ihre Ziele erreichen werden. Legen Sie fest, am besten schriftlich,

wen Sie ansprechen möchten
mit welcher Kernaussage Sie sich sich präsentieren werden
was Sie zeigen werden
wie viele Neukunden Sie gewinnen möchten

Legen Sie ein Ranking für die verschiedenen Messeziele fest. Welchen Stellenwert haben

Imagegewinn
Kontaktpflege
Absatz
Akzeptanz des Produktes am Markt?

Informieren Sie sich vorab, über die Größe der Messe, die teilnehmenden Aussteller und über die Besucherstruktur. Ist Ihre Zielgruppe auf der Messe vertreten?

Je konkreter Sie Ihre Ziele formulieren, desto leichter lässt sich der Erfolg messen.

Klare Zahlen: Budget

Behalten Sie während Vorbereitung, beim Standbetrieb und der Nachbearbeitung die Kosten im Auge. Machen Sie sich einen möglichst detaillierten Ablaufplan, der alle Aufgaben und Kosten enthält. Angefangen von der rechtzeitigen Anmeldung über Versicherungsfragen und die Logistik des Warentransports bis zur Buchung von Tickets und Unterkünften.

Für die Messe selbst fallen Kosten für Stand und Standmiete, für den Transport der Produkte, für das Betreuungspersonal und seinen Aufenthalt an.

Kalkulieren Sie auch den Kommunikationsaufwand mit ein.

Bei all den Kosten, machen Sie eine objektive Kosten-Nutzen Rechnung. Können Sie Ihre definierten Messeziele mit anderen Marketingmaßnahmen erreichen? Was würde dies im Vergleich zu einer Messeteilnahme kosten?

Ansprechende Gestaltung Ihres Messestandes

Wählen Sie die Ausstellungsstücke gemäß Ihren Messezielen aus. Wollen Sie Ihr gesamtes Spektrum zeigen oder explizit einzelne Segmente bewerben?

Planen Sie dann die Bühne für Ihr Angebot. Die Gestaltung dies Messestandes spielt die entscheidende Rolle, ob sich Messebesucher davon angesprochen und angezogen fühlen, ob Ihre Zielbotschaft verstanden wird, ob Ihr Unternehmen im richtigen Licht wahrgenommen wird.

Überlegen Sie sich die entsprechende Beleuchtung.

Planen Sie Ihre Präsentationsmaterialien: Bildschirme, Roll-ups, Leinwand

Aussagekräftige Kommunikation

Eine umfassende Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sowie eine intensive Information Ihrer Geschäftskontakte im Vorfeld der Messe sind unverzichtbar. Die Ziele sind klar:

Aufmerksamkeit für Ihre Messeteilnahme: Hinweis auf dem Briefbogen und in der E-Mail, persönliche Einladungen an Stammkunden und Interessenten, mit Einladungsprospekten oder Gutscheinen für Messe-Eintrittskarten
Information für Besucher: Wo befindet sich Ihr Messestand? Gibt es noch zusätzliche Veranstaltungen / Vorträge / Vorführungen zu bestimmten Zeiten?
Kleine Werbeartikel am Messestand
Werbung / Werbeaktionen
Medienecho: Mit einer seriösen redaktionellen Berichterstattung erreichen Sie die breite Öffentlichkeit. Die Qualität der Wirkung ist wesentlich höher als bei bezahlter Werbung.

Informieren Sie auf allen Kommunikationskanälen, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Bühne frei: Messepersonal und Standbetrieb

Ein höfliches und fachkundiges Messepersonal gibt Ihrem Messestand ein attraktives Gesicht. Zur Qualifikation gehören neben einem gepflegten Erscheinungsbild und einer hohen Motivation für den Job ein großes Verantwortungsbewusstsein und vor allem eines: Es kennt sich hervorragend mit Ihrem Angebot aus. Ein entscheidender Faktor für das erreichen Ihrer Messeziele.

Planen Sie daher die Anzahl des Messepersonals nicht zu knapp und machen Sie vor dem Messeauftritt ein ausführliches Briefing und Training.

Damit Ihr Messestand während der Messetage gut funktioniert, brauchen Sie einen Standleiter. Diese Person kümmert sich z.B. um die Versorgung der Standbesucher mit Getränken, das Catering bei Veranstaltungen, die Reinigung und die Sicherheit des Standes. Darüber hinaus trägt die Leitung des Messestandes die Verantwortung für alle Fragen der Kommunikation. Insbesondere die Erfassung der Besucher ist von besonderer Bedeutung.

Detaillierte Besuchererfassung

Die Besucher möglichst genau zu erfassen, ist die beste Grundlage für eine effektive Nachbereitung der Messe und die Basis für eine realistische Beurteilung Ihres Messeerfolges. Halten Sie Formulare bereit oder ein EDV-Tool, mit dem Sie bestens vertraut sind. Das spart erheblich Zeit und ermöglicht Ihnen ein schnelle Rückantworten auf Anfragen der Standbesucher.

Erfassen Sie nur die Daten von Besuchern, die ernsthaftes Interesse an Ihrem Angebot zeigen. Jedoch lohnt es sich auch, eine Liste zu führen über Fragen, die häufig gestellt wurden, Themengebiete, für die sich die Besucher interessierten, Produkte, die nachgefragt wurden. Aus diesen Gesprächen gewinnen Sie wertvolle Aussagen über die Akzeptanz Ihres Angebots oder Sie entdecken neue Marktnischen.

Marktforschung

Planen Sie auch Zeit ein, damit Ihr Messepersonal einen Rundgang über die Messe machen kann um sich das Angebot und die Präsentationsformen der Mitbewerber zu informieren.

Zeitnahe Nachbereitung der Messe

Mit dem Abbau des Messestandes ist die Messe noch lange nicht gelaufen. Erst eine konsequent detaillierte Nachbereitung der Messeeindrücke und der erfassten Daten schenkt Ihnen einen umfassenden Erfolg Ihrer Messeteilnahme.

Pflegen Sie die neu gewonnenen Kontakte so zeitnah wie möglich
Schicken Sie Informationsmaterial und / oder ein Dankesschreiben
Auswertung der Kundengespräche
- Wie war die Resonanz auf Ihr Angebot?
- Welche Interessensschwerpunkte konnten Sie ausmachen?
- Haben Sie Ihre Zielgruppe erreicht?
- Konnten Sie Ihre Kernbotschaft kommunizieren?
- Wurden Ihre Werbemaßnahmen / Einladungen angenommen?

Die ernsthafte Nachbereitung der Messe lässt aus Kontakten verbindliche Beziehungen werden, verhilft Ihnen zu einer realistischen Einschätzung Ihrer Marktchancen und ist die beste Grundlage für die Entscheidung über den zukünftigen Marketingmix Ihres Unternehmens.

Quickcheck

Vor der Messe

Laden Sie Ihre Kunden ein und vereinbaren Sie Gesprächstermine.

Während der Messe

Behalten Sie in der Gesprächsführung eine klare Struktur bei.
Entscheiden Sie, ob Gesprächspartner der definierten Zielgruppe entspricht.
Versuchen Sie, Ihren Gesprächspartner und seine Interessen kennenzulernen.
Die Präsentation des Unternehmens oder des Produktes soll möglichst kompakt gehalten werden.
Dokumentieren Sie die erhaltenen Informationen.

Nach der Messe